5 herramientas para trabajar a distancia y en equipo

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11 julio, 2019 Rentoox 0 Comentarios

Trabajar a distancia o el teletrabajo es muy común entre los emprendedores digitales. Aunque solo es necesaria una conexión a internet y un ordenador para realizar la tareas, cuando crece el proyecto y se comienza a delegar áreas del negocio se necesita incorporar herramientas para trabajar en equipo que hagan más fácil la comunicación y la organización interna.

Conocemos el correo electrónico, sin duda es muy útil pero para tener una comunicación fluida con tus colaboradores, mantenerla y sentir que tienes todo bajo control, recurrir solo al email no es buena idea.

Además de organizarte con cada uno de ellos, hay situaciones en la que es necesario tener conversaciones de grupo. Para esos momentos el email no es el mejor canal para centralizar la información y puede complicar la situación en lugar de mejorarla.

En este artículo te enumeramos las 5 mejores herramientas para trabajar a distancia o de forma remota y en equipo que son consideradas imprescindibles para que cualquier empresa crezca.

Herramientas para trabajar en equipo y a distancia

Comenzar un nuevo negocio es estimulante pero cuando llega la hora de delegar puede volverse complicado si no te gestionas bien. A continuación te descubrimos las mejores herramientas para trabajar en remoto con tu equipo:

Notion

Este programa es muy útil para documentar procesos y crear flujos de trabajo. ¿Pero para qué necesitas documentar los procesos recurrentes de tu negocio?

Entre otros motivos, porque cuando delegas, no necesitas explicar cómo se hace cada cosa, ya que tienes registrada toda la información y el paso a paso de cada área. Es decir, en lugar de perder tiempo explicando cómo escribir un post para tu blog o cómo gestionar la atención de un nuevo cliente (por ejemplo), basta con remitir a la persona responsable al proceso específico en Notion. Puedes documentar y sistematizar la información mediante archivos de texto, vídeos o fotos, así que registrar la información se convierte en una acción de lo más sencilla.

Otra de las ventajas que hay en Notion es que los documentos de texto se pueden ver y editar por varias personas de forma simultánea, lo que supone un gran ahorro de tiempo. Además, puede combinarse con Slack, que tiene disponible una aplicación para iOS y aunque dispone de una versión de pago, para empezar la modalidad gratuita es suficiente.

Google Sites

Google Sites es una alternativa a Notion para el trabajo a distancia. Al igual que con esta última, todos los miembros de tu equipo pueden tener acceso a los distintos archivos de tal forma que pueden consultar y editar a la vez un mismo archivo.

Otras características interesantes que ofrece Google Sites son:

  • Se pueden compartir archivos sin límite de almacenamiento.
  • Al ser una herramienta de Google, se integra perfectamente con Google Calendar.
  • Hay posibilidad de videoconferencias en vivo, reuniones, chat, y compartir pantallas.

Además, se puede utilizar fácilmente desde dispositivos móviles y es gratis.

Trello

Trello es una herramienta ideal para la organización y planificación de proyectos. Es una opción perfecta para la gestión del calendario editorial y la organización de nuevas ideas. También puedes usarla, por ejemplo, para gestionar proyectos con clientes.

Una de sus principales características es lo fácil e intuitiva que es, lo que la convierte en una de las herramientas favoritas de los emprendedores para trabajar en equipo. La forma de trabajar con Trello se basa sobre todo en la creación de tableros. Puedes crearlos para ti mismo o, como aquí nos interesa, compartirlos con tu equipo. En los tableros creas tu calendario de tareas, que no son más que tarjetas con el nombre de las labores a realizar, sus especificaciones y el plazo para finalizarlas.

Si necesitas, puedes subir archivos a la tarjeta correspondiente de cada tarea, así como escribir comentarios y mantener conversaciones con las personas con las que compartiste cada tarjeta.

Toggl

Toggl es una aplicación para medir el tiempo, lo cual es esencial para conocer tu productividad. En la aplicación puedes añadir los diferentes proyectos en los que trabajas, asociarlos a cliente concretos y añadir etiquetas.

Para utilizar esta aplicación, basta con elegir la tarea en la que vas a trabajar, poner en marcha el temporizador y pararlo cuando acabes. Podrás ver cuánto tiempo has invertido en cada tarea, así como también las horas que has trabajado. Asímismo, Toggl incluye informes detallados y gráficos que permiten analizar cómo has invertido tu tiempo y sacar conclusiones que te ayuden a tomar decisiones internas. Por ejemplo, podrás saber con certeza si un cliente te resulta rentable o cuándo ha llegado el momento de delegar una tarea en un colaborador. Para ello, puedes obtener informes que toman como referencia las tareas o bien unidades de tiempo (días, semanas o meses).

Puedes acceder a Toggl desde el navegador o desde aplicación móvil y se integra con otras aplicaciones de gestión de equipos, como Google Drive y Trello.

Slack

A estas alturas sabemos que una de las peores formas que puede utilizar un equipo de trabajo para comunicarse es el email. Para evitar el uso del correo electrónico, tenemos otras alternativas que nos permiten una comunicación más ágil y directa. Una de ellas es Slack.

Slack te permite crear un entorno de trabajo en el que añadir a los distintos miembros de tu equipo y colaboradores. Dentro del grupo se pueden crear distintos canales correspondientes a diferentes proyectos o áreas de tu negocio. A través de esta aplicación, puedes mandar mensajes a todos los miembros del equipo e iniciar conversaciones privadas con una o varias personas. También pueden añadirse archivos desde Google Drive o desde tu disco duro, e incluso pueden crearse extractos, notas o documentos de Google Docs. Igual que en el resto de herramientas para trabajar en equipo, ofrece versión de pago, pero también una gratuita muy completa.

Ahora que ya conoces este grupo de herramientas ideales para trabajar a distancia en equipo, ya puedes organizar mejor el trabajo con tus colaboradores. Solo te queda probarlas, ver con cuáles te sientes más a gusto e incorporarlas en tu día a día. ¿Cuál vas a probar primero? ¿Utilizas alguna que no esté en  esta lista? ¡Coméntanos!

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